Sviluppo di un portale dipendenti
Situazione iniziale
Il nostro cliente, Cambielli-Edilfriuli ereditava una situazione eterogenea di gestione ed accesso alle proprie risorse dovute alla fusione di più realtà nazionali e locali con piattaforme informatiche e procedure differenti.
Si manifestava il bisogno di uniformare quanto più possibile l’operatività dei singoli dipendenti e dei vari dipartimenti, con un impatto graduale che permettesse l’efficienza dei sistemi aziendali presenti, riducendo al minimo gli investimenti necessari ad un completo rinnovamento di tali sistemi, attività da pianificare e programmare a medio/lungo termine dopo le opportune analisi organizzative e finanziarie.
Esigenze primarie
Il cliente, in particolare le funzioni marketing e commerciale, manifestavano principalmente due necessità:
- Spostare l’accesso di tutto il proprio archivio aziendale in cloud (dalle cartelle dei propri dipendenti, alle risorse condivise tra i vari gruppi funzionali, all’archivio storico dei documenti aziendali), per una gestione di consultazione più agevole e al passo con i tempi
- Integrare un’interfaccia web per la fruizione di contenuti e tool in maniera indipendente dal dispositivo e dalla fisicità della presenza in ufficio
Il progetto
Dopo quasi un anno di approfondita analisi portata avanti insieme alle risorse IT e al responsabile di progetto designato internamente, abbiamo stilato un progetto che ha portato allo sviluppo di una intranet aziendale in cloud con interfaccia Web, con accesso veicolato attraverso un singolo portale identico per tutti i dipendenti.
Tra i principali requisiti richiesti e rilasciati possiamo menzionare:
- l’accesso alle risorse con autorizzazioni diverse in base al ruolo del dipendente
il monitoraggio degli accessi e il tracciamento sulle modifiche a risorse aziendali comuni - il collegamento ai vari sistemi e applicativi aziendali per l’operatività quotidiana
la possibilità di pubblicare contenuti pertinenti alle funzioni di appartenenza (comunicazioni aziendali, note di reparto, aggiornamenti normativi, report commerciali, studi di mercato, etc.) - la gestione di questi contenuti da parte di gruppi di lavoro autonomi, responsabili anche dell’aggiornamento e della manutenzione
- l’automazione e il tracciamento di processi di autorizzazione per singoli reparti o funzioni (amministrazione, commerciale, marketing, risorse umane, etc.)
- la creazione di una rubrica con il profilo di tutti i dipendenti (ruolo, funzione, competenze, etc.) con informazioni per la consultazione interna pubblica e un’area riservata alle attività delle risorse umane
- l’accesso a risorse formative (webinar, video corsi, dispense, manuali, etc.)
Sviluppo
Lo sviluppo del progetto, durante l’arco di circa 1 anno, ha previsto alcune macro-attività:
- Migrazione dei file system aziendali su cloud Microsoft 365:
- Gestione ed integrazione dei due ambienti principali utilizzati Microsoft e HCL
- Creazione di un portale principale e di siti secondari per funzione ed aree tematiche
- Creazione di aree di lavoro per funzione e profili
- Creazione di un sistema di profilazione degli utenti
- Elaborazione ed integrazione di dataset per la creazione di liste (dipendenti, attività, flussi di lavoro, autorizzazioni, etc.)
- Beta testing del sistema
- Formazione ai dipendenti
Risultati ottenuti
Già dopo alcuni mesi di utilizzo, il cliente ha potuto riscontrare alcuni importanti vantaggi:
- Maggiore efficacia sui flussi di comunicazione interni
- Risparmio di tempo e risorse per la gestione delle procedure di autorizzazione
- Maggiore coinvolgimento e autonomia dei gruppi di lavoro indipendenti
- Notevole incremento e controllo sulla sicurezza dei propri dati aziendali
- Totale accessibilità alle risorse e ai tool aziendali in mobilità
- Modernizzazione delle attività operative dei dipendenti
Per richieste specifiche o chiarimenti relativi a consulenze per lo sviluppo di progetti in ambito informatico, suggeriamo di entrare in contatto con noi, inviando una email a: info@masproject.com , risponderemo in tempi rapidi per fissare un colloquio telefonico di approfondimento gratuito.