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Progetto di automazione per la gestione di marchi e brevetti

Situazione iniziale

EPAS (european PATENT ANNUITY SERVICE GmbH) è un fornitore di servizi per la gestione e il pagamento di tasse e commissioni per il rinnovo dei diritti di proprietà industriale come brevetti, design e marchi. Attualmente monitora circa 500.000 scadenze e oltre 15.000 canoni annuali al mese. La società ha due anime: una tedesca con la sede a Monaco di Baviera e una italiana con la sede a Milano.

Esigenze primarie

EPAS, per scelta strategica di business, si è sempre voluta distinguere per l’alto livello di servizio e l’efficienza legata ai processi di automazione. Per farlo ha deciso di non adottare software di mercato, ma di svilupparne uno ad hoc che gli consentisse di implementare funzionalità, processi e controlli specifici, a misura della propria organizzazione.

L’intenzione di EPAS era quello di costruire un sistema modulare che consentisse di automatizzare le fasi principali che contraddistinguono i loro servizi:

  • Spostare l’accesso di tutto il proprio archivio aziendale in cloud (dalle cartelle dei propri dipendenti, alle risorse condivise tra i vari gruppi funzionali, all’archivio storico dei documenti aziendali), per una gestione di consultazione più agevole e al passo con i tempi
  • Verifica dello stato di qualsiasi pratica da loro gestita
  • Monitoraggio, rinnovo e pagamento delle tasse di manutenzione per i diritti di proprietà industriale
  • Analisi e reportistica

EPAS ha scelto MAS Project come referente primario per la gestione dell’intero progetto per:

  • Raccolta e definizione dell’ambito di progetto e dei ruoli
  • Consulenza per l’analisi sui sistemi informatici da adottare
  • Coordinamento e programmazione delle attività
  • Interfaccia continua con gli stakeholder coinvolti
  • Implementazione, manutenzione ed assistenza all’infrastruttura IT

Il progetto

Lo sviluppo del progetto ha visto l’adozione della piattaforma Oracle per la gestione dei database, lo sviluppo degli applicativi su piattaforma GeneXus (gestita da un partner terzo), l’automazione di alcuni flussi di lavoro su piattaforma Microsoft Office / Microsoft 365.

Le macro-attività che MAS Project ha coordinato e/o implementato in maniera diretta coinvolgono diversi aspetti di consulenza, operatività e project management:

  • l’affiancamento per la definizione dei flussi organizzativi interni
  • l’implementazione dell’infrastruttura hardware e software
  • l’affiancamento dei programmatori per lo sviluppo applicativo
  • gestione, manutenzione e sicurezza dei dati
    gestione, manutenzione dei servizi di posta elettronica
  • creazione di un sistema di archiviazione documentale ad accesso condiviso con digitalizzazione del cartaceo

Il rilascio della prima versione gli applicativi base ha richiesto circa 18 mesi. Ma da allora sono passati diversi anni durante i quali si sono aggiunti moduli applicativi sempre più specifici, nonché un aggiornamento dei sistemi per incrementare le performance in relazione all’aumento dei carichi di lavoro.

Risultati ottenuti

La continua collaborazione dei referenti interni ad EPAS con MAS Project e gli altri principali partner coinvolti, ha garantito sempre il raggiungimento degli obiettivi definiti per ogni progetto, molto spesso declinati su KPI di:

  • maggiore efficienza operativa
  • riduzione dei costi di gestione
  • precisione e proattività nei confronti della clientela

Oggi EPAS è riconosciuta tra i leader in Europa per i servizi in ambito di proprietà industriale, grazie ad una gestione imprenditoriale di alto livello, che ha scelto di focalizzarsi sugli aspetti pertinenti la propria competenza di business, selezionando e delegando a partner di fiducia come MAS Project la gestione di asset strategici per l’operatività quotidiana.

Per richieste specifiche o chiarimenti relativi a consulenze per lo sviluppo di progetti in ambito informatico, suggeriamo di entrare in contatto con noi, inviando una email a: info@masproject.com , risponderemo in tempi rapidi per fissare un colloquio telefonico di approfondimento gratuito.

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