Gestione documentale
L’avvento della digitalizzazione ha profondamente modificato il modo in cui i documenti di un’organizzazione possono essere archiviati e gestiti.
La gestione documentale digitale può essere definita come la corretta gestione di un documento nel suo intero ciclo di vita: creazione, conservazione e accesso.
Che si tratti di documenti digitali o cartacei, sono le informazioni in essi contenute quelle entità necessarie che dovranno essere archiviate, conservate e rese disponibili per la consultazione e la condivisione da parte dei membri dell’organizzazione aziendale e di eventuali utenti esterni.
Ecco perché una gestione strutturata ed efficiente delle informazioni diventa un aspetto strategico all’interno dell’organizzazione di impresa, sia che si tratti di una piccola realtà, sia che riguardi imprese più grandi e complesse.
Inoltre, la crescente richiesta di requisiti da rispettare in termini di privacy, protezione e sicurezza dei dati, trasforma la gestione documentale in un aspetto sensibile (e non privo di rischi) per qualsiasi impresa.
Per ottimizzare i processi di gestione documentale si può ricorrere a svariate soluzioni informatiche, ma la scelta più pertinente verte su sistemi di gestione documentale (definiti DMS). Sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni di un documento e delle modifiche apportate, che gestiscono e archiviano qualsiasi documento in ingresso o in uscita, monitorano i flussi e filtrano gli accessi.
L’implementazione di un sistema di gestione documentale consente anche l’automazione di molti task manuali attraverso applicazioni piuttosto comuni già presenti in azienda come quelle di Microsoft Office.
Tra le principali attività pertinenti un progetto di Gestione Documentale, che MAS Project è in grado di seguire possiamo evidenziare:
- Disegno dei flussi operativi e dei processi interni all’organizzazione
- Analisi della tipologia di documenti e dei flussi documentali
- Identificazione delle migliori modalità di digitalizzazione
- Selezione e configurazione del software DMS più idoneo
- Attivazione dei nuovi processi ed efficientamento della soluzione
- Verifica della conformità di sicurezza e protezione per la privacy dei dati
- Consulenza su possibili soluzioni di integrazione con le suite da ufficio presenti in azienda
- Installazione e configurazione delle periferiche (stampanti, scanner, server)
- Formazione ed affiancamento agli utenti
I benefici che l’impresa ottiene presidiando con una soluzione opportuna per la propria gestione documentale sono piuttosto evidenti: riduzione dei costi di stampa, riduzione dei costi di archiviazione, maggiore efficienza operativa, sicurezza e protezione delle informazioni.
Per richieste specifiche o chiarimenti relativi ai servizi di gestione documentale, suggeriamo di entrare in contatto con noi, inviando una email a: info@masproject.com , risponderemo in tempi rapidi per fissare un colloquio telefonico di approfondimento gratuito.